Kaj je potek dela? Vodnik za začetnike o upravljanju poteka dela

Če na prvi strani Googla pogledate, kaj je potek dela, je prvi rezultat dobesedno definicija iz slovarja.

Zaporedje industrijskih, upravnih ali drugih procesov, skozi katere poteka delo od začetka do zaključka.

Potem imate Kissflowovo definicijo, ki ni nič bolj jasna:

Zaporedje nalog, ki obdeluje podatke po določeni poti od začetka do zaključka.

In potem je tu, no, ta stran. In kako definiramo potek dela?

odstranite windows defender 10

Potek dela je način, kako opravite delo.

Zdaj smo nekam prišli.

Kaj je potek dela?

Delovni tokovi so nizi korakov, ki jih je treba dokončati v procesu.

Zamislite si to dobesedno kot delo, ki teče iz ene faze v drugo, ne glede na to, ali gre za sodelavca, orodje ali drug proces. Celoten potek dela lahko izvedete sami (na primer pisanje, urejanje in objava objave v spletnem dnevniku) ali pa vključuje več ljudi (na primer izdajanje računov stranki).

Zakaj so delovni tokovi pomembni?

Za podjetja lahko delovni tokovi postanejo izjemno zapleteni.

Razmislite o procesu vključevanja vašega zaposlenega. Za pravilno dokončanje tega postopka se mora uskladiti več različnih oddelkov. Poleg izgube vašega novega talenta lahko slaba vključitev povzroči tudi resne težave s skladnostjo.

Na tej ravni jih je treba ustrezno spremljati, upravljati in optimizirati, da zagotovimo, da so čim bolj učinkoviti.

Kakšna je razlika med poteki dela in procesi?

Potek dela in postopek se pogosto uporabljajo zamenljivo. Glede na to, da so pogosto v kompletu, je to razumljivo.

Zgornja slika navaja glavne razlike med poteki dela in procesi, vendar je glavna točka:

A postopek je metoda, ki se uporablja za izvajati zaporedje aktivnosti .

A potek dela je orodje navajen olajšati to metodo .

Če se vrnemo k primeru vključevanja zaposlenega, je postopek sestavljen iz različnih korakov, ki jih je treba izvesti, kot so:

• Papirologija izpolnjena
• Postavljena delovna postaja
• Usposabljanje

Potek dela načrtuje te korake v jasni strukturi, tako da si lahko enostavno predstavljate, kaj je treba narediti v diagramu ali na kontrolnem seznamu.

Najboljše prakse delovnega toka

Če želite zgraditi učinkovit potek dela, morate odgovoriti na tri pomembna vprašanja:

• Katera točno dela je treba opraviti?
• Kdo je odgovoren za posamezno delo?
• Koliko časa bo vzelo posamezno opravilo?

Če odgovorite na ta vprašanja in strukturirate odgovore v diagram ali proces, dobite potek dela.

Z merjenjem dela, ki ga je treba opraviti, lahko upravljate, kako optimalno je izvedeno. V nasprotnem primeru nimate pojma, kaj se dogaja ali kje je ozko grlo v dejavnosti vaše ekipe.

Faze delovnega toka

Izgradnja delovnega toka je razdeljena na 5 stopenj:

1. Določite naloge, ki jih je treba opraviti
2. Določite, kdo je odgovoren za te naloge
3. Organizirajte naloge v zaporedje
4. Preizkusite potek dela
5. Preglejte in ponovite

Bistveno je, da se nenehno izboljšujete, ko gre za vzdrževanje vaših delovnih tokov. S temi majhnimi prilagoditvami boste zagotovili, da bo vaš potek dela vključeval samo najnujnejša in posodobljena opravila – in vam ne bo treba porabiti časa za večjo prenovo v nadaljevanju.

3 osnovne komponente poteka dela

Medtem ko se lahko število opravil v posameznem delovnem toku razlikuje od 8 do 80, je vsak delovni tok sestavljen iz treh osnovnih komponent:

Sprožilec:Dogodek, ki začne potek dela. To je lahko dejanje, odločitev, določen čas ali odziv na nekaj.Niz nalog/delo:To vključuje vse naloge, ljudi in rezultate, vključene v potek dela.Rezultati:Kaj proizvede potek dela. Rezultat ali rezultat je lahko nekaj oprijemljivega, kot je nakup storitve, ali bolj abstrakten, kot je dostop do določenih informacij.

Niz nalog bo zavzel večino delovnega toka, vendar sta sprožilec in rezultati enako pomembni. Če ne veste, kje naj se vaš proces začne in konča, bo vaš potek dela precej neuporaben.

Vrste delovnih tokov

Ker je vedno najbolje stvari narediti v treh, se boste srečali s tremi glavnimi vrstami delovnega toka:

• Delovni tokovi projekta
• Enostavni poteki dela
• Pogojni delovni proces

Razčlenjevanje natančne razlike med temi vrstami je lahko včasih težavno, a kot pri vsem drugem se morate prepričati, da uporabljate pravo orodje za delo.

Delovni tokovi projekta so najbolj poenostavljena vrsta. Na splošno so to enkratni delovni tokovi, ki so zasnovani tako, da ohranjajo projekt na pravi poti, tako da so rezultati pravočasni, odgovornost jasna in vaša ekipa ne naleti na ozka grla.

Morda boste lahko znova uporabili dele delovnega toka projekta. Skupina za vsebino na primer ustvari več delov vsebine.

Vsak od teh je majhen projekt. Odvisno od različnih dejavnikov natančni koraki niso vedno enaki. Ker celoten proces je , lahko pa ponovno uporabimo potek dela za ustvarjanje vsebine za stvari, kot so raziskave, ocene in zahteve za slike.

Nato imate preprost potek dela . Ta vrsta poteka dela pokriva vse vaše predvidljive in ponovljive naloge. Pošiljanje računa ali odobritev dopusta sta preprosta delovna procesa.

Ne glede na vse: nič se ne spremeni. Delovni tok sledi popolnoma istim časom na popolnoma enak način ob vsakem zagonu delovnega toka.

Enostavno.

Končno je tu še pogojni delovni tok procesa . Ti delovni tokovi uporabljajo obliko če, potem logiko za strukturiranje procesa.

To je roman o poteku dela v knjigi Choose Your Own Adventure: Če želite raziskati ječo, pojdite na nalogo 13. Če želite raziskati mesto, preskočite na nalogo 22.

Pri Process Street to imenujemo pogojna logika, ki ustvarja razvejane poti znotraj istega poteka dela. Odlično je, ker pomeni, da za stvari, kot so vkrcanje ali vstopnice za pomoč, potrebujete samo en potek dela za več situacij.

Potek dela za uvajanje odjemalca Payroll Processors je odličen primer, kaj natančno lahko naredi pogojna logika:

Kako procesorji plač uporabljajo pogojno logiko Process Street za vključitev strank

Optimizacija poteka dela

Pred kratkim sem na LinkedInu naletel na objavo, ki je govorila o poslovnih modnih besedah ​​in žargonu. Te modne besede so razdelili na dve vrsti:

• Preveč nejasen, da bi ga lahko opisali na kakršen koli drug način (pomislite na dinamiko in njene kohorte)
• Tako očitne, da jih ni bilo treba reči (inovativne, osredotočene na stranke itd.)

Optimizacija je nekoliko podobna tem modnim besedam. Vsi vemo, kaj pomeni optimizirati v slovarju. Vsi vemo, da je to dobra stvar. Stvari so vedno boljše, če so optimizirane.

Toda kaj pomeni optimizacija v zvezi s potekom dela? Kaj je optimiziran potek dela in kako ga doseči?

Stalno izboljševanje

Izgradnja poteka dela je le prvi korak. Brez ustrezne pozornosti se lahko delovni tokovi zlahka zataknejo zaradi neučinkovitosti in odvečnih nalog.

Tu nastopijo nenehne izboljšave. Z občasnim preverjanjem delovnih tokov se lahko prepričate, da ostanejo posodobljeni in ustrezajo vašim potrebam. Nato se lahko odločite, ali morate narediti postopne ali prelomne spremembe v svojih procesih in načinu izvajanja delovnih tokov.

Postopne spremembe so v bistvu to, kar zveni: majhne popravke in izboljšave, ki jih naredite, ko in ko naletite nanje.

Prelomne spremembe so velike spremembe, ki se običajno izvedejo s skupinskim pregledom in procesom odločanja. Čeprav se vam lahko zgodi, da dokaj pogosto izvajate postopne spremembe, morate ponovno oceniti svoj tok dela (in morda celo svoj proces), če se vam zdi, da delate večinoma prebojne spremembe.

Six Sigma, DMAIC, lean in kaizen so res uporabna orodja za izvajanje stalnih izboljšav.

Avtomatizacija poteka dela

Avtomatizacija je raison d’être delovnega toka.

Delovni tokovi prevzamejo vse te divje, intuitivne procese in vanje vnesejo red. Toda to ne pomeni, da je avtomatizacija vgrajena v potek dela – ali celo, da vsak potek dela potrebuje avtomatizacijo.

Ste še zmedeni?

Avtomatizacija poteka dela ugotavlja, katere dele procesa je mogoče izvesti brez večje – ali kakršne koli – človeške vpletenosti.

Nekaj ​​primerov stvari, ki bi jih lahko avtomatizirali, je:

• Pošiljanje standardiziranega pozdravnega e-poštnega sporočila
• Prenos podatkov v preglednico
• Dodajanje dogodka v vaš koledar
• Obdelava plačila

Vse to so ponavljajoče se naloge, ki lahko zase vzamejo le nekaj minut, vendar se te minute seštevajo.

Poleg tega je večja možnost človeške napake. Pomislite: pred vami so ure vnosa podatkov. Samo sedel sem in ves dan zapisoval številke v stolpce, najbolj navdušen pa je bil, ko se je Tony tisto jutro pojavil s krofi.

Začnete z dobrimi nameni, toda na kateri točki greste na avtopilota? Na kateri točki pomotoma zadenete dodatno ničlo in na koncu stranki zaračunate 5000 USD namesto 500 USD? Ali obratno? Oba sta slaba.

Zato avtomatizirate.

Ko ugotovite, katera opravila želite avtomatizirati, je implementacija precej enostavna. S programsko opremo, kot je Zapier, lahko nastavite integracije za povezavo sprožilca v eni aplikaciji z izidom v drugi.

Podatke vnesete enkrat. Pošlje se na vsa mesta, kamor mora biti. Imate popolno natančnost na vseh kanalih in stane vas le čas, ki ga potrebujete, da kliknete gumb.

Prednosti poteka dela

Delovni tokovi zmanjšujejo količino odpadkov. Zapravljen čas, zapravljen trud, zapravljeni viri.

Ko načrtujete svoje procese, boste lahko ugotovili, kje imate ozka grla in odvečna opravila. Ko veste, kje so, jih lahko odpravite. Potem se lahko vi in ​​vaša ekipa osredotočite na potrebne naloge.

Delovni tokovi so odlični tudi za komunikacijo, odgovornost in preglednost. Iz poteka dela mora biti jasno razvidno, kdo je za kaj odgovoren in kdaj mora biti rezultat dokončan. Ni vam treba mikroupravljati svoje ekipe. Vaše ekipe ni treba mikroupravljati. Vsi so srečnejši.

Ker je vsak vidik procesa dokumentiran v poteku dela, ima vsak v ekipi informacije, ki jih potrebuje, ko jih potrebuje. Zmanjšanje napačne komunikacije izboljša produktivnost – vaša ekipa pa je veliko manj razočarana nad svojimi nalogami in drug z drugim.

Izzivi poteka dela

Delovni tokovi zahtevajo stalno pozornost. Ne morete ga preprosto zgraditi in pričakovati, da bo ves čas deloval brezhibno. Morate ga vzdrževati.

Vzdrževanje poteka dela je lahko dolgotrajno in zapleteno – predvsem če niste prakticirali svojih načel nenehnega izboljševanja.

Toda neopravljanje rednega vzdrževanja povzroča resne težave:

• Netočne ocene časa/stroškov
• Napake v napačni komunikaciji
• Preskakovanje ali pozabljanje pomembnih korakov
• Odobritve, uporabljene brez testiranja – ali neuveljavljene, kadar je to potrebno
• Draga ozka grla

Delovni tok si predstavljajte kot avto. Avtomobili so res uporabni in učinkoviti. Običajno lahko z vožnjo naredite več v krajšem času kot s hojo.

prijava v pametni list

Poleg tega vam ni treba nositi vsega.

Toda avtomobili potrebujejo preglede. Nekateri so majhni – nove pnevmatike, menjava olja, emisijski testi itd. Včasih je treba vložiti malo več – na primer nov zaganjalnik ali jermen ventilatorja. Te stvari same po sebi niso nič posebnega.

Če ste kdaj predolgo preživeli brez menjave olja, natančno veste, kako pomembno je lahko redno vzdrževanje.

Orodja in prodajalci programske opreme za potek dela

Če poiščete potek dela v Googlu (kar ste očitno storili), boste natančno videli, koliko vrst programske opreme za potek dela obstaja. Ko šele začenjate s poteki dela – kar tudi ste – je težko natančno določiti, kateri ponuja točno tisto, kar potrebujete za najboljšo vrednost.

Tukaj je torej nekaj naših najljubših orodij za ustvarjanje poteka dela:

Zračna miza tako ostanemo organizirani. z Zračna miza nastavite lahko prilagojene poglede, kanban table po meri in avtomatizirate vse, od ustvarjanja zapisa do pošiljanja e-pošte.

gledam je odlično orodje za oris vašega poteka dela. gledam deluje kot tabla za sodelovanje, kjer lahko vaša celotna ekipa – na daljavo ali osebno – sodeluje pri izgradnji tistega, kar potrebujete.

ohlapnost je univerzalno središče za sporočanje za skoraj vse ekipe. In zakaj ne? ohlapnost integrira se s skoraj vsemi aplikacijami, s katerimi delate. Lahko skočite v kramljanja, snemate videoposnetke in delite datoteke z vsemi v vaši ekipi – ali samo z enim. In tu so GIF-ji. Kdo ne mara dobrega GIF-a?

Procesna ulica. Vedel si, da to prihaja, kajne? Delovni tokovi Process Street so osrednje jedro za vse, kar počnemo. Zahteve za priključno gred, vkrcanje, služba za pomoč uporabnikom, ustvarjanje te strani ... Vse opravljeno s potekom dela. In – bodisi prek Zapierja ali naše lastne avtomatizacije – vse te poteke dela je mogoče povezati s Slackom, Airtableom in preostalo našo zbirko programske opreme.

Kako izgleda potek dela?

To je oris postopka:

Natančneje, to je oris našega procesa ustvarjanja vsebine. Potek dela za ta proces ima veliko, veliko več korakov, različne pogojne poti in veliko avtomatizacije.

Ampak tukaj se je začelo. Osem korakov od začetka naloge do objave.

Če bi nekoga iz skupine za vsebino prosili, da opiše ta postopek, sem pripravljen staviti, da ne bi bil tako jedrnat ali tako specifičen. Nekatere korake bi podrobneje razdelali, nekatere preskočili, sam opis pa bi bil verjetno precej nelinearen.

Tako pač delujejo možgani ljudi. Zato je pomembno, da orišete svoj proces, preden zgradite potek dela.

Zdaj vsak od teh osmih korakov postane razdelek v delovnem toku. Nato vsak korak razdelimo na posamezne naloge.

Na primer, v prvem koraku Writer prejme nalogo, opravila poteka dela so videti nekako takole:

1. Tema je izbrana (zapis Airtable, ustvarjen prek storitve Slack)
2. Nastavljen datum zapadlosti (dodan v koledar prek delovnega toka Process Street)
3. Nastavljen datum objave (dodan v koledar prek poteka dela)
4. Urejevalnik je dodeljen (zapis Airtable posodobljen prek poteka dela)
5. Dodeljena je oblikovalska skupina (zapis Airtable, ustvarjen prek Airtable)
6. Pisec prejme nalogo (prejeto obvestilo prek Slack in Process Street)

Vsaka od teh šestih nalog je razdeljena na eno dejanje. To poenostavlja postopek in zagotavlja, da nič ne ostane zunaj. Brez teh avtomatizacij bi bilo zelo enostavno pomotoma nastaviti datum zapadlosti, ne pa tudi datuma objave.

Če bi te datume vnesli ročno za vse, bi lahko vsak član skupine delal na različnih rokih – kar bi lahko povzročilo večja ozka grla.

Kako kar najbolje izkoristiti svoje delovne tokove

Ne pozabite, da je potek dela orodje. Je uporabno orodje in vsestransko orodje, vendar ne zmore vsega.

Ko gradite potek dela, morate jasno razumeti proces, na katerem delate, in rezultat, ki ga želite doseči. Ugotovite, katera opravila je mogoče avtomatizirati in katera potrebujejo bolj praktičen pristop.

Najpomembneje je, da delate naprej. Dober potek dela se nenehno spreminja, ker se bodo vaš proces – in vaše potrebe – nenehno spreminjali. Če je nekaj v vašem delovnem toku postalo odvečno ali nepomembno, se tega znebite. Če v postopek dodate nov korak, se prepričajte, da ste ga dodali tudi v potek dela.

Dober potek dela bi moral olajšati delo, ne pa ga zapletati.