Kako ustvariti potek dela v Excelu

Microsoft Excel delovni tokovi so resnična stvar, ki obstaja. Ali ste vedeli, da? nisem. Mislil sem, da je Excel samo za izdelavo grafikonov in grafov, vendar je res!

Delovne tokove lahko dejansko naredite z uporabo Excela. In tudi ni nujno, da je posebej zapleteno. Mislil sem, da bo strašno težko, vendar je osnovni potek dela mogoče narediti z upoštevanjem 15 preprostih korakov.

V tem članku bom razčlenil korake gradnje Excelovega poteka dela skupaj s tem, za kaj jih lahko uporabite.

Razpravljali bomo tudi o tem, ali so Excelovi poteki dela res primerni v sodobnem svetu potekov dela, in si ogledali nekaj odličnih alternativ.

Pojdimo!

Kaj je potek dela?

Za začetek se vrnimo k osnovam in razčlenimo, kaj potek dela pravzaprav je.

Delovni tok je zaporedje med seboj povezanih korakov ali opravil, potrebnih za dokončanje določenega procesa ali doseganje določenega cilja. Predstavlja pretok dejavnosti, informacij in virov znotraj organizacije ali posameznikovega delovnega okolja.

Delovni tokovi so zasnovani tako, da racionalizirajo in avtomatizirajo ponavljajoče se ali zapletene naloge, kar zagotavlja, da delo poteka učinkovito in dosledno. Zagotavljajo strukturiran okvir, ki definira vrstni red, odvisnosti in interakcije med različnimi dejavnostmi, vključenimi v proces.

Potek dela je lahko ročni ali avtomatiziran, odvisno od kompleksnosti in razpoložljivosti orodij ali programske opreme za podporo procesu. Orodja za avtomatizacijo, vključno s programskimi aplikacijami ali sistemi za upravljanje poteka dela, lahko pomagajo avtomatizirati in racionalizirati opravila, kar zmanjša ročni napor in človeške napake.

Kako ustvariti potek dela v Excelu

Ustvarjanje potekov dela z Excelom ni tako preprosto kot uporaba programske opreme za potek dela, ker ni bila zasnovana kot orodje za potek dela, je orodje za preglednice. Vendar še vedno obstajajo načini lahko narediš in celo avtomatizirati poteke dela z uporabo Excela, zato si poglejmo postopek korak za korakom.

kako odstraniti microsoft edge kot privzeti brskalnik

1. korak: Identificirajte potek dela

Določite poseben postopek ali nalogo, ki jo želite poenostavite uporabo Excela . Lahko je karkoli, od vnosa in analize podatkov do vodenja projektov ali sledenja zalogam.

2. korak: Določite vhode in izhode

Določite vnose (podatke, obrazce ali druge vire), ki so potrebni za začetek delovnega toka, in želene rezultate (poročila, izračune ali obvestila), ki jih pričakujete od procesa.

3. korak: načrtujte korake

Potek dela razdelite na posamezne korake ali stopnje. Upoštevajte vrstni red in odvisnosti vsakega koraka. Za zapletene poteke dela boste morda morali uporabiti diagrame poteka ali diagrame za vizualizacijo procesa.

4. korak: Ustvarite delovne liste

Odprite nov Excelov delovni zvezek in ustvarite delovne liste za vsak korak v svojem delovnem toku. Vsak delovni list poimenujte opisno, da predstavljate njegov namen.

5. korak: Oblikujte obrazce za vnos podatkov

Če vaš potek dela vključuje 6. korak: Vnesite podatke

Začnite vnašati podatke v ustrezne delovne liste ali obrazce. Glede na potek dela boste morda morali podatke vnesti ročno ali jih uvoziti iz zunanjih virov.

7. korak: Uporabite formule in funkcije

Izkoristite Excelove formule in funkcije za avtomatizacijo izračunov, obdelavo podatkov in analizo podatkov. Uporabite funkcije, kot je

• SUM
• POVPREČJE
• ČE
• VLOOKUP

za izvajanje izračunov in ustvarjanje želenih rezultatov.

8. korak: Uporabite oblikovanje in pogojno oblikovanje

Ustrezno formatirajte svoje podatke, da izboljšate berljivost. Uporabite pogojno oblikovanje, da poudarite določene pogoje ali vzorce v svojih podatkih.

9. korak: Ustvarite vizualizacije

Excel ponudbe različne vrste grafikonov za vizualno predstavitev vaših podatkov. Ustvarite grafikone ali grafe za povzetek in predstavitev ključnih informacij na bolj dostopen način.

Ne pozabite, da se delovni tokovi v Excelu lahko gibljejo od preprostih do zapletenih. Začnite z enostavnim postopkom in ga postopoma zapletajte, ko se bolje seznanite s funkcijami in zmožnostmi programa Excel. Obstajajo celo nekateri predloge, ki si jih lahko ogledate !

Primeri uporabe poteka dela Excel

Excel je vsestransko orodje, ki ga je mogoče uporabiti za različne primere uporabe delovnega toka v panogah in funkcijah. Tu je pet pogostih primerov uporabe, kjer lahko Excelovi poteki dela bistveno izboljšajo učinkovitost in racionalizirajo procese:

Vnos in analiza podatkov

Excel se pogosto uporablja za naloge vnosa in analize podatkov z ustvarjanjem strukturiranih obrazcev za vnos podatkov, uporabo validacije podatkov ter uporabo formul in funkcij. Lahko avtomatizirate izračune, izvajate analizo podatkov in ustvarjate poročila.

Vodenje projektov

Excel je dragoceno orodje za vodenje projektov, ki vam omogoča načrtovanje, spremljanje napredka in upravljanje podatkov, povezanih s projektom. Ustvarite lahko gantograme, sezname opravil in časovnice za vizualizacijo urnikov projektov.

Ima pogojno oblikovanje, ki ga je mogoče uporabiti za poudarjanje mejnikov, rokov in kritičnih poti. Z integracijo projektnih podatkov s formulami in funkcijami lahko avtomatizirate izračune, spremljate dodeljevanje virov in sledite stroškom projekta.

Proračun in finančno načrtovanje

Excel se običajno uporablja za načrtovanje proračuna in poteke dela za finančno načrtovanje. Ustvarite lahko obsežne predloge proračuna, spremljate stroške, napovedujete prihodke in izračunate finančna razmerja.

Njegove vgrajene funkcije, kot so SUM, AVERAGE in IF, vam omogočajo izvajanje izračunov in analizo finančnih podatkov. S povezovanjem delovnih listov in uporabo Excelovega preverjanja podatkov lahko zagotovite natančno in dosledno finančno načrtovanje.

Upravljanje zalog

Za delovne poteke upravljanja zalog lahko spremljate in upravljate ravni zalog, gibanje zalog in točke prenaročanja. Funkcija pogojnega oblikovanja lahko poudari nizke ravni zalog ali prihajajoče datume ponovnega naročila. Z uporabo formul in funkcij lahko avtomatizirate izračune inventarja, kot sta količina ponovnega naročila in vrednotenje celotnega inventarja.

Človeški viri

Excel je dragocen za poteke dela s človeškimi viri (HR), vključno z upravljanjem podatkov o zaposlenih, sledenjem prisotnosti, vključevanjem zaposlenih in ocenjevanjem uspešnosti. Uporablja se lahko za ustvarjanje baz podatkov o zaposlenih, beleženje osebnih podatkov, sledenje dopustov in izračun plačil.

Z uporabo formul in funkcij lahko avtomatizirate izračune prisotnosti, ustvarjate poročila in izvajate kadrovsko analitiko. Pogojno oblikovanje je mogoče uporabiti za prepoznavanje zapoznelih vrednotenj ali zahtev glede usposabljanja.

Funkcije poteka dela v Excelu

Tukaj je razčlenitev nekaterih Excelovih funkcij, ki smo jih že videli v primerih uporabe, skupaj z nekaterimi drugimi res uporabnimi:

Vnos in validacija podatkov

Excel ponuja uporabniku prijazen vmesnik za vnos podatkov. Oblikujete lahko obrazce za vnos podatkov po meri z uporabo Excelovih funkcij, kot so preverjanje podatkov, spustni seznami in omejitve vnosa. To zagotavlja, da podatki, vneseni v delovni zvezek, sledijo posebnim pravilom ali so v skladu z vnaprej določenimi merili.

Izračuni in formule

Formule lahko uporabite za izvajanje osnovnih aritmetičnih operacij, združevanje podatkov, izvajanje pogojnih izračunov in več. Te izračune je mogoče vdelati v vaš potek dela, da ustvarite rezultate in poenostavite procese.

Pogojno oblikovanje

Pogojno oblikovanje vam omogoča, da poudarite določene pogoje ali vzorce v svojih podatkih. Z nastavitvijo pravil lahko celice samodejno oblikujete na podlagi meril, ki jih določite.

To je lahko uporabno za vizualno prepoznavanje pomembnih podatkov, napak ali trendov, kar olajša analizo in razlago informacij.

Analiza podatkov

Obstajajo različna orodja za analizo podatkov, kot so vrtilne tabele, Power Query in Power Pivot, ki vam omogočajo učinkovito analizo in pretvorbo velikih naborov podatkov. Ta orodja vam lahko pomagajo filtrirati, razvrščati, združevati in povzemati podatke, da pridobite pomembne vpoglede.

Pogojna logika in avtomatizacija

Pogojne logične funkcije in funkcije, kot so izjave IF, ugnezdene funkcije in makri, vam omogočajo avtomatizacijo procesov in ustvarjanje delovnih tokov odločanja.

Z nastavitvijo pogojne logike lahko Excelu naročite, naj izvede različna dejanja glede na določene pogoje. Makri, ustvarjeni z uporabo VBA, vam omogočajo avtomatizacijo ponavljajočih se opravil in izvajanje niza dejanj z enim klikom.

Zakaj Excel ni najboljše mesto za ustvarjanje delovnih tokov

Čeprav je Excel lahko uporabno orodje za določene poteke dela, obstajajo omejitve, zaradi katerih je morda manj primeren za zapletene ali razširljive poteke dela. Tukaj je nekaj razlogov, zakaj Excel morda ni najboljša izbira za poteke dela v določenih scenarijih:

Omejena razširljivost

Razširljivost Excela je omejena z velikostjo in kompleksnostjo podatkov ter številom uporabnikov, ki dostopajo do delovnega zvezka.

Veliki nabori podatkov ali poteki dela, ki vključujejo obsežne izračune, lahko povzročijo težave z zmogljivostjo in upočasnijo aplikacijo. Ker potek dela postaja kompleksnejši in se število uporabnikov povečuje, lahko postane Excel manj učinkovit in bolj nagnjen k napakam.

Pomanjkanje sodelovanja v realnem času

Medtem ko Excel ponuja funkcije za sodelovanje, kot so deljeni delovni zvezki in sledenje spremembam, ni zasnovan za sodelovanje v realnem času. Več uporabnikov ne more hkrati delati v istem Excelovem delovnem zvezku in posodobitve, ki jih izvede en uporabnik, morda ne bodo takoj vidne drugim.

Omejena avtomatizacija poteka dela

Excel ponuja osnovne zmožnosti avtomatizacije prek formul, funkcij in makrov. Vendar pa lahko ustvarjanje zapletenih in sofisticiranih avtomatiziranih delovnih tokov zahteva naprednejša orodja ali programske jezike.

Excelove zmožnosti avtomatizacije morda ne bodo zadostovale za poteke dela, ki vključujejo zapleteno pogojno logiko, integracijo z zunanjimi sistemi ali zapleteno manipulacijo podatkov.

Celovitost podatkov in varnostna tveganja

Excelove datoteke so lahko nagnjene k težavam s celovitostjo podatkov, zlasti če več uporabnikov hkrati dela na istem delovnem zvezku.

Hkratno urejanje, nepravilna sklicevanja na formule ali nenamerno brisanje podatkov lahko povzročijo nedoslednosti in napake v podatkih. Poleg tega datoteke morda nimajo močnih varnostnih funkcij, zaradi česar so ranljive za nepooblaščen dostop ali kršitve podatkov.

kako pišeš na pdf

Alternative potekom dela v Excelu

Če vam poteki dela Excel dobro delujejo, super! Nisem tukaj, da bi deževal na vaši paradi. Naredite vse, kar je najbolje za vas in vašo ekipo. Iti naprej!

Če pa ste preizkusili poteke dela v Excelu in vam ne ustrezajo, razmislite o tej alternativi: programski opremi za upravljanje potekov dela.

Nekoliko sem se ga dotaknil v prvem razdelku, ko smo definirali poteke dela, vendar si ga je vredno ogledati nekoliko podrobneje. Excel ni bil zasnovan za upravljanje poteka dela. Čeprav ima to zmožnost, se lahko nastavitev in vzdrževanje zelo hitro zapleteta.

Programska oprema za upravljanje delovnega toka je zasnovana tako, da omogoča hitre in enostavne delovne tokove avtomatizacije stavb. So veliko bolj uporabniku prijazni, imajo veliko enakih funkcij kot Excel, vendar z manj ročnih nastavitev, in omogočajo sodelovanje v realnem času.
Process Street je odlično orodje za potek dela, ki ga lahko uporabite namesto Excela, in če ga želite videti v akciji in izkusiti, kako drugačen je, rezervirajte brezplačno predstavitev! Član ekipe vam bo z veseljem pokazal, kako deluje in kako lahko izboljša vaše poteke dela.