Podjetje lahko deluje v največji možni meri samo z ustreznim upravljanjem procesov. Kakšna pa je dejanska definicija upravljanja procesov?
Ko so se mnoga podjetja med pandemijo leta 2020 preusmerila na delo na daljavo, je tudi veliko upravljanja procesov postalo digitalno. Medtem ko so se zaposleni sčasoma vrnili v svoje pisarne, je upravljanje procesov našlo nov dom v oblaku.
Zaradi te nenadne spremembe in zanimanja za izpopolnjevanje upravljanja procesov se je vredno poglobiti v to, kaj upravljanje procesov dejansko je. In kot podjetje, ki je, iskreno povedano, imelo koristi od tega premika, imamo o tej zadevi veliko povedati.
V članku bomo definirali upravljanje procesov, govorili o njegovih prednostih in izzivih ter vam svetovali, kako ga implementirati v svoje podjetje.
Na koncu vam bomo dodali še brezplačno predlogo, ki vam bo v pomoč pri začetku.
Opredelitev procesnega vodenja
V redu, kaj točno je upravljanje procesov?
Upravljanje procesov – ali upravljanje poslovnih procesov (BPM) – je tehnika, ki jo uporabljajo organizacije za analizo, optimizacijo, spremljanje in nadzor različnih poslovnih procesov.
kako združiti 2 wordova dokumenta
Z BPM lahko podjetja:
- Avtomatizirajte ponavljajoče se procese, da vedno tečejo gladko
- Analizirajte pretekle procese, da vidite, kaj je šlo prav in kaj ne
- Sledite meritvam v različnih procesih
- Izvedite analizo tveganja za ublažitev prihodnjih tveganj
- Izmerite učinkovitost z uporabo prejšnjih podatkov
Zakaj bi se ukvarjali z upravljanjem procesov?
BPM je nekaj, kar potrebuje vsaka organizacija, saj vam pomaga bolje razumeti svoje podjetje.
Z uporabo BPM lahko analizirate vse svoje poslovne procese, da poiščete neučinkovitosti in pripravite rešitve za njihovo odpravo in optimizacijo. Omogoča veliko bolj gladko vsakodnevno delovanje in izboljša upravljanje virov.
Toda to so le majhne prednosti.
Druge prednosti tega početja so ogromne. Ne samo, da vaši organizaciji prihrani čas in denar, ampak tudi vašemu podjetju omogoča, da se veliko hitreje odzove na zahteve strank in trga.
Prednosti jasne opredelitve upravljanja procesov
Razumevanje definicije BPM pomeni, da ga lahko bolje ločite od programskega in projektnega vodenja. Poznavanje razlike med tremi vrstami procesov pomeni, da jih boste lahko vse učinkovito uporabljali.
ali lahko izklopim zaslon na dotik na prenosniku
Pri BPM je pomembno vedeti, da je namenjen ponavljajočim se procesom v vaši organizaciji. To so na splošno tekoči procesi znotraj podjetja in nimajo določenega konca, kot na primer vključevanje zaposlenih. To je njegov največji dejavnik razlikovanja.
Projektno vodenje je dobava določenega izdelka ali storitve. Začetek in konec sta jasna. Projekti so na splošno enkratne stvari, ki se ne ponavljajo, in ekipa lahko dela samo na enem naenkrat.
Programsko upravljanje je nekje vmes med drugima dvema. Ukvarja se z obvladovanjem soodvisnosti med različnimi projekti. Tako kot BPM je upravljanje programa na splošno stalno, vendar se za razliko od BPM ne ukvarja s procesi, povezanimi s poslovanjem kot celoto.
Prednosti uporabe upravljanja procesov
Upravljanje procesov je kritičen vidik vsakega poslovnega delovanja, katerega namen je izboljšati učinkovitost, zmanjšati stroške in izboljšati splošno uspešnost. Tukaj je nekaj ključnih prednosti uporabe upravljanja procesov:
Povečana učinkovitost
Uvedba upravljanja procesov omogoča organizacijam, da racionalizirajo svoje delovanje, odpravijo odvečne naloge in izboljšajo produktivnost. Z jasno definiranimi procesi lahko zaposleni delajo učinkoviteje, kar vodi k prihranku časa in stroškov.
Stalno izboljševanje
Z uporabo upravljanja procesov lahko podjetja nenehno spremljajo in ocenjujejo svoje procese, da prepoznajo področja izboljšav. To jim omogoča, da izvajajo potrebne prilagoditve, optimizirajo poteke dela in nenehno izboljšujejo učinkovitost.
Izboljšana storitev za stranke
Z izboljšano učinkovitostjo in poenostavljenimi procesi lahko organizacije zagotovijo boljše storitve za stranke. Postopke, kot so izpolnjevanje naročil, reševanje pritožb in vključitev strank, je mogoče standardizirati in izvajati dosledno, kar ima za posledico izboljšan odzivni čas in zadovoljstvo strank.
Prihranek stroškov
Upravljanje procesov pomaga prepoznati ozka grla, redundance in neučinkovitosti, kar podjetjem omogoča optimizacijo razporejanja virov in zmanjšanje stroškov. Z odpravo nepotrebnih korakov in avtomatizacijo ročnih procesov lahko organizacije dosežejo znatne prihranke stroškov.
Izboljšano odločanje
Upravljanje procesov zagotavlja podjetjem podatke v realnem času in vpogled v njihovo poslovanje. To jim omogoča sprejemanje informiranih odločitev na podlagi točnih informacij, ki vodijo k boljšim poslovnim rezultatom in doseganju strateških ciljev.
Vrste upravljanja procesov
Upravljanje procesov vam lahko veliko pomaga pri doseganju poslovnih ciljev, vendar morate poznati različne vrste, da boste vedeli, katera je za vas najboljša.
Upravljanje poslovnih procesov
Ta vrsta upravljanja procesov se osredotoča na izboljšanje poslovnih procesov in delovnih tokov v različnih oddelkih ali funkcijah znotraj organizacije. Njegov namen je optimizirati procese, povečati učinkovitost in jih uskladiti s strateškimi cilji. Programska oprema za upravljanje poslovnih procesov je odličen način za pomoč pri vzpostavitvi sistema za upravljanje procesov.
Vodenje projektov
Projektno vodenje vključuje načrtovanje, izvajanje in spremljanje določenega projekta za dosego določenih ciljev v določenem časovnem okviru. Zagotavlja, da so projekti dostavljeni pravočasno, v okviru proračuna in izpolnjujejo želene standarde kakovosti.
Upravljanje poteka dela
Upravljanje poteka dela se osredotoča na usklajevanje in optimizacijo nalog, dejavnosti in odobritev znotraj definiranega procesa. Zagotavlja učinkovito usmerjanje dela, upoštevanje rokov in dokončanje vseh potrebnih korakov.
Vodenje programa
Upravljanje programa vključuje upravljanje več povezanih projektov kot usklajeno prizadevanje za doseganje organizacijskih ciljev. Vključuje nadzor nad načrtovanjem, izvajanjem in spremljanjem več projektov ter zagotavljanje njihove usklajenosti s strateškimi cilji.
Robotska avtomatizacija procesov (RPA)
RPA vključuje uporabo programskih robotov ali botov za avtomatizacijo ponavljajočih se nalog, ki temeljijo na pravilih. Njegov namen je izboljšati učinkovitost, natančnost in hitrost z zmanjšanjem ročnega posredovanja in zmanjšanjem napak.
Kako poučiti svojo ekipo o definiciji procesnega managementa
Člani ekipe so bolj dovzetni za spremembe, kot jim mnogi menedžerji pripisujejo. Vendar se prepogosto BPM srečuje z določenim in pozabljenim odnosom. Sprememb je zelo malo.
Ko gre za izobraževanje vaše ekipe o definiciji upravljanja procesov, je vaš pristop pomembnejši od tega, kako ubesedite definicijo. Vprašajte se:
- Zakaj želim, da moja ekipa pozna definicijo upravljanja procesov?
- Kakšne koristi bo ekipa imela od poznavanja definicije?
- Kakšna so moja pričakovanja od ekipe, potem ko razpravljamo o BPM?
- Ali želim ideje svoje ekipe ali samo želim, da vedo, kaj je BPM na splošno?
Če samo želite, da vaša ekipa ve, kaj je BPM, potem vaš pristop verjetno ni pravi.
Člani vaše ekipe so tisti, ki vsak dan delajo z uveljavljenimi procesi in verjetno že vedo, kaj bi lahko izboljšali. Ko svoji ekipi predstavite upravljanje procesov, bi to moralo biti način, da odprete to linijo komunikacije s svojo ekipo.
Morali bi jim biti prijetno, da se obrnejo na vas s svojimi idejami za izboljšanje procesov od te točke naprej. Njihovim idejam je treba vedno prisluhniti.
Definirani modeli upravljanja poslovnih procesov
Modeliranje upravljanja poslovnih procesov je dejanje predstavljanja procesov organizacije, tako da jih je mogoče analizirati, izboljšati in potencialno avtomatizirati.
Celotna zamisel modelov BPM je imeti fizično predstavitev procesa, postavljeno na način, ki je smiseln za vsakogar, ki ga pogleda, ne glede na to, ali so to inženirji ali zainteresirane strani. Pomislite na to kot na miselni zemljevid.
Primeri modelov vodenja procesov
Kako se boste lotili modeliranja poslovnih procesov, je odvisno od vas, vendar obstaja nekaj dobro uveljavljenih modelov, ki vam bodo pomagali začeti.
mcp certifikat
Diagrami poteka
Verjetno najbolj znani modeli, diagrami poteka so preprosti in enostavni za izdelavo. Samo z uporabo različnih oblik, povezanih s puščicami, lahko enostavno pokažete, kako se določeni deli procesa pretakajo v druge.
Ti na splošno najbolje delujejo pri enostavnih procesih ali poenostavitvi bolj zapletenih.
Notacija modeliranja poslovnih procesov
Business Process Modeling Notion (BPMN) načrtuje poslovne procese z uporabo grafičnega zapisa. Cilj BPMN, ki ga je ustvarila skupina za upravljanje objektov (OMG), je narediti tudi najbolj zapletene poslovne procese razumljive vsem v skupini, od razvijalcev programske opreme do poslovnih analitikov.
Pravzaprav se lahko brezplačno naučite ustvariti BPMN Spletna stran OMG če je to model, ki ga želite uporabiti.
gantogrami
Ganttove karte je ustvaril ameriški strojni inženir Henry Gantt in obstajajo že več kot 100 let. Te grafikone je najbolje uporabiti za procese, ki so časovno občutljivi, saj uporabljajo vrstice za sledenje rokom določenih nalog ali projektov.
Ganttogrami so zaporedni in jih je zelo enostavno razumeti. Obstaja dober razlog, da se še danes pogosto uporabljajo.
Diagrami pretoka podatkov
Diagrami toka podatkov (DFD) vam omogočajo vizualizacijo tokov podatkov. DFD delujejo kot diagrami poteka, vendar imajo na splošno veliko večji ključ, ki pomaga ohranjati različne oblike in barve jasne in organizirane.
Ti pomagajo, da lahko vidite, kako se podatki pretakajo znotraj procesa in tudi med procesi. Na splošno so boljši za vašo ekipo in ne za zainteresirane strani, ker lahko postanejo nekoliko zapleteni glede na to, koliko podatkov je predstavljenih.
microsft odkupi
Implementacija sistema vodenja procesov
Uvedba sistema vodenja procesov, tudi za posamezne procese, ni nujno zapletena. Samo sledite tem korakom:
Jasno določite cilje in cilje
To bo zagotovilo osnovo za prepoznavanje kritičnih procesov, ki jih je treba upravljati in izboljšati. Z zagotavljanjem usklajenosti med sistemom upravljanja procesov in celotno poslovno strategijo lahko organizacije določijo prednost svojih prizadevanj in sprejemajo boljše odločitve glede optimizacije procesov.
Načrtujte obstoječe procese
To vključuje dokumentiranje korakov, vnosov, izhodov in deležnikov, vključenih v vsak proces. Vaja preslikave procesa zagotavlja vizualno predstavitev zaporedja dejavnosti in pomaga prepoznati potencialna ozka grla, neučinkovitosti in odvečnosti v procesih.
Ugotovite priložnosti za izboljšave
To se naredi z ocenjevanjem učinkovitosti, uspešnosti in uspešnosti vsakega procesa. Ključne kazalnike uspešnosti (KPI) je mogoče opredeliti za merjenje uspešnosti procesov in spremljanje napredka pri doseganju ciljev izboljšav.
Optimizirajte procese
Izboljšanje procesa je mogoče doseči z različnimi pristopi, kot so:
- Odprava nepotrebnih korakov
- Avtomatizacija ročnih opravil
- Ponovno definiranje vlog in odgovornosti
- Izvajanje najboljših praks iz industrijskih standardov
Z nenehnim spremljanjem in analiziranjem procesov lahko organizacije prepoznajo področja optimizacije in uvedejo spremembe za povečanje učinkovitosti.
Izzivi pri uvajanju novega sistema vodenja procesov
Uvedba novega sistema vodenja procesov je lahko povezana s precejšnjim deležem izzivov. Tukaj je nekaj pogostih ovir, na katere lahko organizacije naletijo med tem postopkom:
Odpor do sprememb
Uvedba novega sistema vodenja procesov pogosto zahteva spremembo v miselnosti in spremembe uveljavljenih delovnih tokov. Odpor do sprememb lahko izvira iz zaposlenih, ki so navajeni na obstoječe procese in morda oklevajo sprejeti nove načine dela.
Pomanjkanje nakupa
Uspešna uvedba sistema vodenja procesov je odvisna od podpore in podpore ključnih deležnikov. Če odločevalci in vodje ne razumejo v celoti koristi ali ne vidijo vrednosti v sistemu, je lahko težko pridobiti potrebno podporo in vire.
desni klik na sledilno ploščico prenosnika
Omejeni viri
Uvedba novega sistema zahteva vlaganje v tehnologijo, usposabljanje in vire. Omejeni proračuni ali omejitve virov lahko predstavljajo izzive v smislu nabave potrebnih orodij in dodelitve pravih ljudi za vodenje procesa izvajanja.
Upravljanje podatkov
Implementacija sistema za upravljanje procesov pogosto vključuje zbiranje in analizo velikih količin podatkov. Učinkovito upravljanje in organiziranje teh podatkov je lahko izziv, zlasti če organizacije nimajo vzpostavljenih učinkovitih procesov upravljanja podatkov.
Integracija z obstoječimi sistemi
Organizacije morda že imajo vzpostavljene sisteme in orodja, integracija novega sistema za upravljanje procesov s temi obstoječimi sistemi pa je lahko zapletena naloga. Zagotavljanje brezhibne integracije in nemotenega pretoka podatkov med različnimi sistemi lahko predstavlja izziv.
Predloge za upravljanje procesov
Oglejte si objavo v našem blogu o bistvenih procesih za kadrovske ekipe. Včasih je bolje, da najprej implementirate BPM v kadrovske ekipe, ta objava pa vsebuje 60 brezplačnih predlog, ki jih vaša ekipa lahko preizkusi.
Če se težko odločite, katero poskusiti najprej, priporočam tole:
Prikaži potek dela Nova predloga postopka priprave na zaposlitev Kliknite tukaj, če želite ta potek dela dodati svojemu brezplačen račun Process Street .Kako optimizirati sistem vodenja procesov
Optimizacija vašega sistema vodenja procesov je namenjena vzpostavitvi sistema nenehnih izboljšav.
Nenehno izboljševanje pomeni, da se nikoli ne umirimo. Ni To deluje odlično, pustimo tako, kot je, ampak odnos To deluje odlično, toda ali obstaja način, da postane še boljše?
Imamo celotno objavo v blogu, polno nasvetov o uporabi nenehne izboljšave za optimizacijo procesov če želite izvedeti več.
