Kako ustvariti potek dela v SharePointu

Pregled delovnega toka SharePoint

Potek dela SharePoint lahko z avtomatizacijo poenostavi poslovne procese. Pomaga pri spremljanju postopkov, upravljanju virov in prenosu znanja. Na voljo so vnaprej pripravljeni delovni tokovi, kot so postopki odobritve in upravljanje zahtev. Toda prilagoditev delovnih tokov s storitvijo Power Automate lahko pomaga organizacijam, da iz tega izkoristijo še več.

Če želite ustvariti potek dela v SharePointu:

1. Pojdite na spletno mesto, ki mu želite dodati potek dela.
2. Pomaknite se na stran z nastavitvami spletnega mesta.
3. V meniju »dejanja spletnega mesta« izberite »funkcije spletnega mesta«.
4. Kliknite »Ustvari potek dela v SharePoint Designerju«.

SharePoint Designer vam omogoča vizualno prilagajanje vidikov poteka dela. Bodite pozorni na pogoje, ki začnejo potek dela, in dodelite naloge odgovornim posameznikom. Če želite kar najbolje izkoristiti avtomatizacijo, uporabite predloge Power Automate za poenostavitev procesov.

Poenostavite potek dela s temi nasveti za namestitev SharePointa!

Nastavitev poteka dela v SharePointu

Če želite nastaviti delovni tok v SharePointu z opredeljenimi cilji ter opredeljenim procesom in udeleženci, morate slediti pravim korakom. V tem razdelku bomo na kratko razpravljali o pododdelkih definiranja ciljev za potek dela, identificiranja procesa in udeležencev, oblikovanja korakov in dejanj delovnega toka ter ustvarjanja predlog delovnega toka. Ti koraki bodo zagotovili celovito rešitev za ustvarjanje poteka dela v SharePointu.

Določitev ciljev za potek dela

Za zagotovitev uspeha v Točka za deljenje , morajo biti cilji jasno opredeljeni. Cilji morajo biti realistični in osredotočeni na potrebe organizacije. Končne uporabnike zgodaj vključite v definiranje KPI-jev ali drugih meril uspeha. Poleg tega varnost in zaščito je treba upoštevati.

Profesionalni nasvet: Zagotovite, da so vse zainteresirane strani vključene v določanje ciljev, da pridobite podporo in ohranite vse na pravi poti. Popestrite potek dela detektivsko delo z Točka za deljenje !

Prepoznavanje procesa in udeležencev

Prepoznajte postopek in udeležence, da bo vaš delovni tok potekal nemoteno v SharePointu. Določite potrebne korake in kdo bo del posamezne stopnje. Dobra komunikacija z vsemi vpletenimi bo izboljšala proces, zmanjšala število napak in ustvarila odgovornost.

Ključni koraki za dosego tega:

1. Dodelite vloge in odgovornosti.
2. Vključite zainteresirane strani, da bodo vsi poznali svoje naloge in lahko prispevali.
3. Postavite okvir za sledenje mejnikom in merjenje napredka.

Redno pregledujte potek dela. Potrdite postopek in poiščite priložnosti za izboljšave. Nadzorni pregledi kažejo na transparentnost med zaposlenimi.

Za uspeh:

• Identificirati proces in udeleženci
• Dodelite vloge in odgovornosti
• Sledite mejnikom in vključite deležnike v ustvarjanje in pregledovanje procesov

Pridobite popolno zaporedje dejanj z vodnikom po korakih.

Oblikovanje korakov in dejanj poteka dela

Ko načrtujete potek dela, opredeliti cilj in določiti želeni rezultat . Nato določite posamezne naloge in kdo bo odgovoren zanje. Opišite odobritve, preglede in obvestila pri vsakem koraku. Zgradite in preizkusite potek dela .

Imejte v mislih to vire, časovne okvire in tveganja vsi vplivajo na oblikovanje. Stranki smo pomagali pri neučinkovitih ročnih procesih v njihovem računovodstvu tako, da smo ustvarili delovne tokove, prilagojene njenim potrebam. To je prihranilo čas in denar s povečano natančnostjo na vsaki stopnji – kar je prihranilo na tisoče dolarjev na leto! Torej, pojdimo k organizaciji – čas je, da postanete čarovnik za potek dela!

Ustvarjanje predlog poteka dela

Ustvarjanje predlog poteka dela mora vedeti vsak skrbnik SharePointa. Avtomatizira procese, prihrani čas in poveča učinkovitost. Naredite naslednje:

ms sama

1. Pojdite na Dejanja mesta> Nastavitve mesta> Predloge mesta.
2. Kliknite Ustvari iz obstoječe predloge mesta in izberite Proces poteka dela.
3. Izpolnite podrobnosti, kot so ime, opis in ime skupine. Nato kliknite V redu.
4. Prilagodite predlogo z dodajanjem pogojev ali dejanj.
5. Objavite predlogo in jo uporabite na več spletnih mestih.

Upoštevajte, da ustvarjanje predloge poteka dela zahteva tehnično razumevanje SharePoint Designer ali Visual Studio . Obstaja pa veliko spletnih virov z navodili po korakih.

SharePoint ima tudi odlično funkcijo, kjer lahko uporabniki spremljanje sprememb dokumentov . Ko je nova različica datoteke shranjena v odobreni knjižnici ali na seznamu, a E-poštno obvestilo o posodobitvi predloge poteka dela se pošlje izbranim uporabnikom.

Leta 2013 je Microsoft še olajšal implementacijo avtomatiziranih procesov z Delovni tokovi za večkratno uporabo . Zaradi tega je ustvarjanje predlog poteka dela bolj razširljivo in zmanjša število nalog za skrbnike.

Zagon delovnega toka v SharePointu je kot zagon avtomatiziranih nalog z dobro naoljenim strojem!

Zagon poteka dela v SharePointu

Če želite začeti potek dela v SharePointu s pododdelki zagona, spremljanja in sledenja napredku ter obravnavanja izjem in napak, sledite tem korakom. Najprej zaženite potek dela z možnostmi menija SharePoint. Po zagonu spremljajte napredek s funkcijo spremljanja in sledenja. Končno bodite pripravljeni obravnavati vse izjeme ali napake, ki se lahko pojavijo med postopkom.

Zagon poteka dela

Zagon poteka dela v SharePointu je preprost način za avtomatizacijo dolgočasnih opravil! Tu je 5 preprostih korakov za začetek:

1. Odprite SharePointovo mesto, kjer naj se zažene potek dela
2. Pojdite na seznam ali knjižnico, ki vsebuje dokumente, na katerih želite delati
3. V meniju na traku kliknite »Potek dela« in nato »Dodaj potek dela«.
4. Izberite predlogo, jo prilagodite in konfigurirajte tako, da ustreza vašim potrebam
5. Preglejte nastavitve in kliknite »Dokončaj«, ko končate

SharePoint izstopa po svoji zmožnosti prilagajanja delovnih tokov, da ustrezajo edinstvenim poslovnim zahtevam! Poleg tega lahko netehnični uporabniki preprosto zaženejo Workflows z uporabniku prijaznimi funkcijami.

Uvedba delovnih tokov v SharePoint je revolucionirala delovanje podjetij . Ta integracija ima opolnomočene organizacije, da prevzamejo nadzor njihovih procesov, kar vodi do boljše produktivnosti in večjih dobičkov. Avtomatizacija nalog tudi sprosti zaposlene, da se osredotočijo na ključne poslovne funkcije, kar ima za posledico boljše rezultate. Ignoriranje napredka v delovnem procesu je kot vožnja z zavezanimi očmi – to je recept za katastrofo!

Spremljanje in sledenje napredku poteka dela

Bistveno je, da pozorno spremljate potek dela v SharePointu da zagotovite, da vse teče gladko. Ne dovolite, da se naloge ali roki izmuznejo in upočasnijo proces. Preizkusite te nasvete za spremljanje in spremljanje napredka delovnega toka:

1. Prejemajte e-poštna obvestila, ko so naloge dane ali končane.
2. Oglejte si seznam opravil poteka dela za dodeljena opravila in njihova stanja.
3. Prilagodite poglede v SharePointu, da s filtri spremljate opravila.
4. Sestavite nadzorno ploščo s KPI-ji, kot je stopnja dokončanja, stopnja zamude itd.
5. Izvozite podatke iz SharePointovih seznamov v CSV za nadaljnjo analizo.

Poleg tega si oglejte zgodovino poteka dela, da boste razumeli, kako vsaka poteza vpliva na proces. S spremljanjem v realnem času lahko hitro opazite težave ali ovire. Ko začnete nov potek dela v SharePointu, upoštevajte te nasvete.

Poročali so, da Microsoft SharePoint uporablja večina podjetij v Ameriki . Težave s potekom dela so lahko ovira – vendar jih lahko premagate s pravilnim ravnanjem!

Obravnava izjem in napak delovnega toka

Ko pride do izjem in napak v delovnem procesu, so hitre in strateške metode bistvenega pomena za učinkovitost procesa. Tukaj je a Vodnik v 6 korakih za njihovo upravljanje :

1. Preglejte poročila o statusu poteka dela, da ugotovite vir težave.
2. Začasno ustavite potek dela, če je treba izvesti zahtevane spremembe.
3. Uredite potek dela, da odpravite morebitne težave.
4. Znova zaženite spremenjeni potek dela, da preverite, ali teče gladko.
5. Preverite novo ustvarjene dnevnike, če še vedno obstajajo težave.
6. Če nič drugega ne deluje, poiščite pomoč ekipe za podporo IT ali razmislite o vrnitvi na prejšnjo različico poteka dela.

Celo nekaj izjem ali napak se lahko sčasoma nakopiči in povzroči zamude. Zato je podrobno razumevanje vsake težave ključno za njihovo zmanjšanje.

Microsoftove ekipe so se pred nekaj leti soočale s težavami v svojih potekih dela. Sčasoma so kot vir identificirali neurejene niti. Uporabili so podobne tehnike kot zgoraj in rešili težavo. Z razumevanjem teh težav in hitrim ukrepanjem lahko prihranimo čas in zagotovimo večjo natančnost.

Ste pripravljeni prilagoditi SharePointove poteke dela? Oblecite si močni kombinezon in se lotite posla!

Prilagajanje delovnih tokov v SharePointu

Če želite enostavno prilagoditi poteke dela v SharePointu, so rešitve za vas uporaba vizualnega oblikovalca, razširitev potekov dela z oblikovalnikom SharePoint in integracija potekov dela z aplikacijami tretjih oseb. Ti pododdelki vam bodo pomagali pri prilagajanju delovnega toka, kar vam bo omogočilo razširitev delovnih tokov in povezovanje z drugimi aplikacijami za večjo učinkovitost brez kakršnih koli težav.

Uporaba Visual Designerja za prilagoditve poteka dela

Visual Designer v SharePointu vam omogoča prilagajanje delovnih tokov za avtomatizacijo poslovnih procesov. Ponuja funkcije povleci in spusti za dodajanje dejanj, pogojev in zank. Prilagodite lahko standardne poteke dela ali pa v celoti ustvarite svojega.

Prilagajanje podjetjem omogoča, da izpolnijo svoje edinstvene potrebe. Obrazec za opravilo po meri lahko naredite z InfoPath ali obrazci HTML , kar daje večji nadzor nad uporabniškim vnosom. Plus, e-poštna obvestila lahko nastavite za dokončanje procesa.

Microsoft omogoča tudi integracijo storitev tretjih oseb, kot je Dropbox ali sistemi CRM, kot je Salesforce prek dejanj po meri. Točka za deljenje REST API nudi možnost oblikovanja dejanj po meri za pridobivanje podatkov iz zunanjih virov.

Profesionalni nasvet: Prilagajanje delovnih tokov je ključ do izpolnjevanja vaših poslovnih potreb in izboljšanja produktivnosti z avtomatizacijo ponavljajočih se opravil. Ne pozabite preizkusiti svojih delovnih tokov med razvojnimi stopnjami, da se izognete morebitnim napakam v produkcijskem okolju.

Nadenite si ogrinjalo in odklenite supermoč SharePoint Designer ‚Äì je vaša izbira za dvig delovnih tokov na višjo raven.

Razširitev delovnih tokov s SharePoint Designerjem

Prilagajanje delovnih tokov v SharePointu? Enostavno narediti z SharePoint Designer ! To orodje razširja vnaprej pripravljene poteke dela in vam omogoča ustvarjanje procesov po meri, ki ustrezajo vašemu podjetju. Če želite spremeniti obstoječe poteke dela, odprite program in izberite tistega, ki ga želite spremeniti. Za dodajanje in odstranjevanje stopenj uporabite vizualna orodja povleci in spusti ali pogled kode. Dodajte tudi dejanja, kot so e-poštna sporočila ali opravila, in pogoje, ki zahtevajo uporabniški vnos ali določene rezultate.

Poleg tega lahko s SharePoint Designerjem iz nič ustvarite poteke dela po meri. Vključuje predloge za običajne poslovne procese, kot so odobritev dokumentov ali poročila o stroških. Prilagodite te predloge, da bodo ustrezale vašim poslovnim potrebam, in samodejno bodo ustvarile e-poštna sporočila in dodelitve nalog na podlagi uporabniških vnosov.

Profesionalni nasvet: Za dodatne nasvete in podporo pri prilagajanju delovnih tokov si oglejte spletne vadnice in skupnosti, namenjene SharePoint Designerju. Kdo potrebuje prijatelje, če lahko samo integrirate svoje poteke dela z aplikacijami tretjih oseb?!

Integracija delovnih tokov z aplikacijami tretjih oseb

Poleg standardnih konektorjev obstajajo aplikacije ki zagotavljajo brezplačno ali plačljivo 'poteki dela' za razširitev in avtomatizacijo postopka. na primer Priključek DocuSign se lahko uporablja za samodejno usmerjanje pogodb za podpis med različnimi ljudmi z uporabo SharePointovih knjižnic in seznamov.

Izbiranje aplikacijo tretje osebe za integracijo? Stvari, ki jih je treba upoštevati: razširljivost, stroškovna učinkovitost in enostavnost uporabe. Raje eno z aktiven ekosistem in redne posodobitve .

kako združiti datoteke v wordu

Oblikovanje in upravljanje delovnih tokov? Je kot pastirske mačke . Le da so mačke pravzaprav sodelavke z različnimi mnenji.

Najboljše prakse za načrtovanje in upravljanje poteka dela

Da zagotovite prilagodljivost in razširljivost, implementirajte varnost in dovoljenja ter ohranite zmogljivost in optimizacijo delovnega toka, medtem ko ustvarjate delovni tok v SharePointu. To je nekaj pomembnih vidikov, ki jih morate upoštevati pri načrtovanju in upravljanju delovnih tokov. V tem razdelku bomo razpravljali o najboljših praksah za načrtovanje in upravljanje poteka dela ter na kratko raziskali prednosti vsakega od teh pododdelkov.

Zagotavljanje prilagodljivosti in razširljivosti

Prilagodljivost in razširljivost so ključni pri načrtovanju in upravljanju poteka dela. Sistemi se morajo znati prilagajati spremembam delovne obremenitve, procesov in tehnologije. Modularni delovni tokovi zapletene naloge razdelite na manjše komponente, da jih boste lažje dodajali, odstranjevali ali spreminjali. Avtomatizacija je pomemben tudi za razširljivost. Rešitve v oblaku lahko zagotovi računalniške vire na zahtevo. Za optimizacijo učinkovitosti preglejte in spremljajte meritve uspešnosti. konec 40 % podjetij bodo do leta 2023 sprejeli programsko opremo RPA – s poudarkom na potrebi po avtomatizaciji pri načrtovanju delovnega toka. Ne pozabite – na najboljši varnostni sistem je tako zapleteno, da se ne morete spomniti svojega gesla!

Izvajanje varnosti in dovoljenj

Varnost in dovoljenja so ključni za dobro načrtovanje in izvajanje delovnih tokov. Za zaščito informacij je pomembno, da nastavite varnostne ukrepe, ki varujejo občutljive podatke in preprečujejo nepooblaščen dostop. Tukaj je 6 korakov, ki vam bodo pomagali pri pravilnem izvajanju varnosti in dovoljenj:

1. Lokacija občutljivih podatkov : Začnite z iskanjem vseh informacij, ki potrebujejo zaščito. To lahko vključuje finančne podatke ali podatke o strankah.
2. Ugotavljanje ravni dostopa : Odločite se, katere skupine uporabnikov potrebujejo popoln nadzor nad določenimi vrstami podatkov in katere skupine potrebujejo le omejen dostop.
3. Izdelava dovoljenj na podlagi vlog : Dodelite vloge vsaki skupini uporabnikov in se odločite, kaj lahko počnejo znotraj sistema poteka dela.
4. Izvajanje politik gesel : Zagotovite, da imajo vsi uporabniki varna gesla, ki izpolnjujejo zahteve, kot so alfanumerični nizi ali posebni znaki.
5. Oblikovanje pravil za skupno rabo datotek : ustvarite jasne smernice za skupno rabo datotek v vaši organizaciji. Odločite se, kdo lahko deli dokument in kako omejiti skupno rabo datotek glede na regijo, časovni pas itd.
6. Uporaba dnevnikov dejavnosti : Spremljajte vsa dejanja poteka dela, ki jih izvajajo uporabniki prek dnevnikov ali revizij, tako da lahko pregledate dejavnosti, če se vam zdi kaj narobe ali če se zgodi kaj slabega.

Bistvenega pomena je tudi, da člane ekipe poučite o najboljših varnostnih protokolih. Naučite jih, kako odkriti morebitne težave, kot so e-poštna sporočila z lažnim predstavljanjem, zlonamerni prenosi, redno spreminjanje gesel itd.

Končno – postopki odobritve morajo biti dobro opredeljeni. Pomembno je, da imamo vzpostavljene stroge vodstvene smernice, saj gredo odobritve po verigi navzgor – to prepreči nekomu s slabimi nameni, da bi kršil protokol zaradi vrzeli.

Z upoštevanjem teh korakov lahko podjetja zaščitijo svoje občutljive podatke in povečajo odgovornost. Tudi najboljša zasnova poteka dela ne more nadomestiti vodje, ki verjame, da je 'mikroupravljanje' sinonim za 'učinkovito vodenje'.

Vzdrževanje uspešnosti in optimizacije poteka dela.

Da bi ohranili učinkovitost in optimizacijo, je treba procese redno analizirati in izboljševati . Določite in spremljajte Ključni kazalniki uspešnosti (KPI) najti morebitna ozka grla. Pomagajo lahko tudi orodja za avtomatizacijo in standardizacijski postopki.

Komunikacija in sodelovanje med člani ekipe je bistvenega pomena . Usposabljanja je treba izvesti tako, da ljudje poznajo svoje vloge in morebitne nove spremembe poteka dela. Povratne informacije strank ali strank je treba vključiti v optimizacijo poteka dela. Pomaga pri prilagajanju delovnih tokov, da jim bolje služijo.

McKinsey & Company študija kaže, da lahko optimizacija delovnih tokov prinese produktivnost večja za 30 % .

Pogosto zastavljena vprašanja

V: Kaj je potek dela v SharePointu?

O: Potek dela v SharePointu je vrsta avtomatiziranih korakov, ki pomagajo poenostaviti poslovne procese in naloge. Običajno vključuje premikanje dokumentov, opravil ali predmetov med uporabniki ali skupinami za odobritev, pregled ali urejanje.

V: Kako lahko ustvarim potek dela v SharePointu?

O: Če želite ustvariti potek dela v SharePointu, morate najprej identificirati poslovni proces ali opravilo, ki ga želite avtomatizirati. Nato uporabite SharePoint Designer ali Microsoft Power Automate, da ustvarite potek dela po meri, ki ustreza vašim potrebam.

V: Kaj je SharePoint Designer?

O: SharePoint Designer je Microsoftovo brezplačno orodje, ki vam omogoča prilagajanje in ustvarjanje delovnih tokov znotraj SharePointa. Ponuja vrsto dejanj in pogojev, ki vam omogočajo izgradnjo zapletenih delovnih tokov, ki avtomatizirajo vaše poslovne procese in naloge.

V: Kaj je Microsoft Power Automate?

O: Microsoft Power Automate je orodje v oblaku, ki vam omogoča ustvarjanje avtomatiziranih delovnih tokov med SharePointom in drugimi aplikacijami. Ponuja vrsto predlog in povezovalnikov, ki poenostavijo postopek ustvarjanja delovnih tokov po meri.

V: Kako lahko preizkusim svoj potek dela SharePoint in odpravim napake v njem?

O: SharePoint Designer in Microsoft Power Automate ponujata orodja za testiranje in odpravljanje napak, ki vam omogočajo zagon in odpravljanje težav s poteki dela. Uporabite lahko tudi SharePointovo vgrajeno funkcijo beleženja, da spremljate stanje svojih delovnih tokov in prepoznate morebitne težave.

V: Ali obstajajo najboljše prakse za ustvarjanje delovnega toka SharePoint?

O: Da, obstaja več najboljših praks, ki jih je treba upoštevati pri ustvarjanju delovnega toka SharePoint, vključno z definiranjem jasnih ciljev, uporabo opisnih imen za dejanja delovnega toka, vključitvijo obravnavanja napak in poti stopnjevanja, preskušanjem in izboljšanjem vašega delovnega toka ter zagotavljanjem, da so vsi deležniki usposobljeni o njegovi uporabi in koristih.