Kaj je proces? Nedolgočasen vodnik za navadne ljudi

Procesi so veliko bolj zanimivi, kot bi si sprva mislili. To ni nekakšna šala - zanimivi so, prisežem. Toda kaj je proces?

Čeprav so definiran kot zbirka medsebojno povezanih delovnih nalog, ki se začnejo kot odgovor na dogodek, ki doseže določen rezultat , obstaja del zgodbe iz ozadja, ki nam pomaga preseči korporativna pomirjevala in razumeti, kaj je proces in zakaj so procesi pomembni.

Najprej nekaj primerov postopkov:

• Čiščenje trgovine
• Iskanje e-poštnega naslova
• Namestitev programske opreme
• Profiliranje strank
• Uvajanje novega zaposlenega
• Načrtovanje poroke

Toda zakaj so ti procesi? Zakaj niso samo dela, ki jih je treba opraviti? Bistvo je, da ko formalizirate proces, razmišljate o poteku dela z mislijo na produktivnost, kar olajša izvajanje in optimizacijo.

okna se odprejo

Prvi poslovni proces v zgodovini

Najzgodnejša znana definicija poslovnega procesa prihaja od škotskega ekonomista Adam Smith . Ko je svojo idejo razčlenil na najpreprostejše elemente, je leta 1776 opisano poslovni proces v teoretični tovarni žebljičkov, ki vključuje 18 ločenih ljudi, da izdelajo en žebljiček:

Eden izvleče žico, drugi jo poravna, tretji jo odreže, četrti jo usmeri, peti jo brusi na vrhu, da sprejme glavo: za izdelavo glave so potrebne dve ali tri različne operacije: nadeti jo je poseben posel, beljenje žebljičkov je drugo ... in pomemben posel izdelave žebljičkov je na ta način razdeljen na približno osemnajst različnih operacij, ki jih v nekaterih manufakturah vse izvajajo različne roke, čeprav bo v drugih nekoč isti človek izvedite dva ali tri izmed njih.

Zakaj bi nas moralo skrbeti, koliko ljudi naredi žebljičke ali koliko korakov je v procesu? No, Smith je to našel z ustvarjanjem procesa in dodeljevanjem korakov posameznim strokovnjakom se je povečala produktivnost 24.000 % .

Delovanje tovarne žebljičkov iz 18. stoletja in slika, ki je navdihnila Adama Smitha, da je napisal prvo definicijo poslovnega procesa.

Uporaba procesov za 5-krat hitrejše delo

Za delitev dela je potreben proces, saj naloga ni več samo v glavi enega človeka.

Inženir za zatiče s polnim skladom je morda dobra oseba, ki napiše postopek, vendar ga ne bi smel izvajati sam od začetka do konca – delo je 240-krat bolj učinkovito, če je razdeljeno med strokovnjake za zatiče: oseba, ki reže žice za zatiče ves dan je manj zmotljiv kot samostojni mojster obrtnika. Nehajmo govoriti o žebljičkih.

Zimskega jutra leta 1907, Henry Ford odpeljal Charlesa E. Sorensena Tovarna Piquette Avenue , prazna stavba v Detroitu, ki je kasneje postala rojstni kraj prvega ameriškega cenovno dostopnega avtomobila množične proizvodnje. Začeli bomo popolnoma novo službo, je povedal vodji proizvodnje.

Tovarna Piquette Avenue v Detroitu, Michigan. Mesto najvplivnejše implementacije poslovnih procesov na svetu.

Ford je razložil svojo idejo za nov postopek. Namesto da bi en obrtnik sam ustvaril izdelek, so vse naučili opravljati eno od 84 preprostih, ponavljajočih se del. S tem novim pristopom k procesom je Ford skrajšal čas izdelave Model T z 12,5 ure na 2,5 ure.

Ne samo, da je bil to zmagoslavje za Fordov bančni račun, bil je to eden najbolj revolucionarnih trenutkov, ki so se kdaj zgodili, ne samo v zgodovini avtomobilov ali proizvodnje, ampak v celotni zgodovini poslovanja.

Tri vrste procesov, ki jih potrebuje vsako podjetje

Veš to procesi so niz logičnih navodil, ki jih je treba izvesti od začetka do konca , a ste vedeli, da obstajajo tri vrste procesov? To so:

• Procesi upravljanja
• Operativni procesi
• Podporni procesi

Procesi upravljanja

Procesi upravljanja niso tako lasersko osredotočeni na izvedbo naloge od začetka do konca, ampak so osredotočeni na načrtovanje in načrtovanje prihodnosti delovanja podjetja.

Primer procesa upravljanja je lahko izvršni direktor, ki načrtuje, kako najbolje organizirati čas in energijo marketinške ekipe za zagon kampanje za odnose z javnostmi. Procesni del bi bil dodeljevanje virov, definiranje časovnih okvirov in preverjanje, ali so sistemi nameščeni in optimizirani.

Operativni procesi

Operativni procesi zadevajo vaš glavni poslovni proces. Če ste podjetje za majice, je eden od vaših osnovnih operativnih procesov sprejemanje naročil po telefonu. Drugi bi bil odpremljanje izdelanih majic.

kako vklopiti brezžično tipkovnico microsoft

Ne glede na to, kaj vaše podjetje počne v svojem bistvu, morajo biti vzpostavljeni neprepustni procesi, da bo vaše podjetje razširljivo in učinkovito.

Podporni procesi

Presenečenje presenečenje — podporni procesi podpirajo procese upravljanja in delovanja. Podjetje se zanaša na te procese za podporo načrtovanje in početje deli podjetja. Gre za procese, kot je tehnična podpora, vkrcanje zaposlenih ali najem pripravnika.

Čeprav to ni tisto, kar podjetje počne, da bi služilo denar, olajšajo glavni tok prihodkov in poskrbijo, da imajo upravljavski procesi nekaj za upravljanje in da so operativni procesi čim bolj brez trenja.

Anatomija procesa

Ko je proces dokumentiran na papirju (ali upam, da digitalno), je to narejeno v obliki standardnega dokumenta o operativnem postopku. Čeprav niso tiste vrste stvari, ki bi jih vzeli za branje med 18-urnim letom, so procesi veliko lažji za razumevanje, distribucijo, poučevanje in optimizacijo.

SOP lahko vsebuje:

• Glava z naslovom, datumom, avtorjem in ID-jem
• Seznam navodil po korakih
• Ekipa ali posameznik, odgovoren za izvedbo vsake naloge
• Sredstva (oprema, denar, čas, podporne ekipe), ki jih bo uporabnik potreboval
• Sklicevanje na druge SOP

Običajno bodo podjetja in državni organi ustvarili kompleksno dokumentacijo SOP. Kliknite tukaj za primer uvodnega dokumenta v sklop SOP, ki ga je ustvaril General Electric za zaposlene, ki delajo s sistemi, ki jih nadzoruje UNICORN. Opazili boste, da obstaja tabela kodnih številk in oznak SOP ter razlage terminologije.

Pridobite izvleček iz dejanskega SOP za nakup vozila tukaj . Ponovno je zelo temeljit in uporablja isti slog, kot ga uporabljajo mnoga podjetja, da zagotovijo, da je SOP vodotesen.

... Toda včasih SOP ne bo tako zapleten.

Manjša podjetja napišejo učinkovite postopke, ki preprosto opravijo delo, manj pa je potrebe po avtorju in ID-ju SOP, če so napisani s programsko opremo SOP, ki bo to ustvarila ročno. Enako velja za razdelek z referencami, ki je zdaj narejen s hiperpovezavami. Spodaj je preprost SOP, ki ga je ustvaril Process Street:

Težave rešujejo procesi

V Manifestu kontrolnega seznama – knjigi, o kateri ne moremo nehati govoriti približno — Atul Gawande govori o tem, kako je uvedel varnostni postopek v bolnišnici Johns Hopkins.

Zdelo se je preprosto in ni bilo tako kul kot druge zamisli, kot je robotska kirurgija. Toda v resnici je bilo to najučinkovitejše orodje, ki ga je bilo mogoče uporabiti, in je bil le list papirja.

Anketirano po uvedbi kontrolnega seznama je 78 % zdravstvenega osebja v bolnišnici izjavilo, da so opazili, da kontrolni seznam preprečuje napako. In končni dokaz: 93 % kirurgov bi želelo, da se kontrolni seznam uporabi pri njih, če bi bili v operacijski dvorani med operacijo.

To je postopek:

Ta naslednji primer je bolj oprijemljiv, katastrofalen.

Zjutraj najbolj vročega dne v letu - 17. julija 1865 - sta v kraju Whitemarsh Township v Pensilvaniji trčila dva vlaka, polna večinoma otrok, pri čemer je umrlo približno 60 ljudi, več kot 100 pa je bilo ranjenih.

Slika Velike železniške nesreče iz leta 1856 neznanega umetnika

Vzrok? Wikipedija ga ima na seznamu kot 'človeška napaka'.

Vlaki so vlekli veliko več vagonov, kot so jih zmogli, kar pomeni, da so se morali strojevodje občasno ustaviti, da so ponovno dosegli tlak v motorju, ki so ga potrebovali za nadaljevanje. Zaradi tega nerednega vedenja vlak ni bil na voznem redu in tega ni sporočil okoliškim postajam.

Voznik je menil, da bi lahko nadoknadil izgubljeni čas in se držal voznega reda, zato je zagnal motor, ubral alternativno progo in mislil, da se bo izognil Aramingo , še en vlak, ki je približno ob istem času odpeljal iz Wissahickona.

Na slepem ovinku sta kotla obeh vlakov trčila in povzročila eksplozijo, ki se je slišala do 5 milj daleč. Tri vagone, ki so bili najbližje kotlom, je razneslo na drobce, ostali pa so zagoreli in iztirili.

kako spremeniti pisavo v elektronski pošti

Kot odgovor na to katastrofo, Severnopensilvanska železnica prilagodili svoje procese. Odločili so, da dva vlaka, ki vozita v dve smeri, ne bosta delila istega tira, telegramska komunikacija z bližnjimi postajami pa je postala obvezna.

Uporaba procesov v vašem podjetju

Dandanes podjetja (običajno) ne čakajo, da pride do katastrofalne okvare, preden razmislijo o procesih. Če formalno ne uporabljate procesov, ni nikoli prezgodaj.

Pridobite si brezplačen račun Process Street in začnite ustvarjati procese, sistemizirati svoje podjetje in deliti naloge. Kot smo videli, lahko procesi povečajo produktivnost za 24.000 %.

Dobiti Popoln vodnik za upravljanje poslovnih procesov

Ali vaša ekipa zamuja roke zaradi negotovih odgovornosti?

Ali novi zaposleni potrebujejo predolgo za pripravo in usposabljanje?

Podjetja, ki izvajajo procese, imajo 280% večjo uspešnost na svojih projektih (95 %) v primerjavi s tistimi, ki jih ne (25 %).

Začnite zniževati stroške v manj kot enem tednu tako, da sistematizirate delo svoje ekipe, odpravite ozka grla in odpravite izgubljen čas in trud.

Kaj je v knjigi?

• Kaj je proces? Nedolgočasen vodnik za navadne ljudi
• Kako procesi ščitijo vaše podjetje pred zrušitvijo in vžigom
• Zakaj normalizacija deviantnosti škodi vašemu podjetju
• Kaj je upravljanje poslovnih procesov? Resnično preprost uvod
• Analiza poslovnih procesov (brez zehanja)
• Zakaj bi se morali ukvarjati z modeliranjem poslovnih procesov
• Kako preklopiti na programsko opremo BPM, ko uporabljate samo papir
• Prenova poslovnih procesov: kaj storiti, če vaše podjetje propada
• Ali je zunanje izvajanje poslovnih procesov pomembno za vaše malo podjetje?