Oliver Peterson, 6. julij 2022 Poslovne operacije Nenehno izboljševanje brez zbiranja podatkov je kot vožnja čez deželo brez znakov ali zemljevida.
Zbiranje podatkov je bistvenega pomena za izboljšave, saj brez tega ni pravega dokaza o kakršni koli težavi.
Zakaj delate izboljšave? Ali je to res problem ali ste trenutno samo izkrivljeni zaradi frustracije?
Da, vaša frustracija vam lahko da namige o tem, kaj je glavni problem, a zanašanje samo na svoje občutke vam dolgoročno ne bo dalo natančnih rezultatov.
Tu lahko pomaga zbiranje podatkov. Našo funkcijo Analytics je mogoče uporabiti za ustvarjanje objektivne, nepristranske slike trenutnega stanja katerega koli danega procesa in pomoč pri poudarjanju potencialnih področij, ki bi jih lahko izboljšali.
Začnimo torej s sprehodom skozi naših 5 korakov nenehnega izboljševanja za optimizacijo procesov:
- 1. korak: Določite postopek, ki ga želite izboljšati
- 2. korak: Ocenite učinkovitost in določite izboljšave
- 3. korak: Izvedite izboljšave procesa
- 4. korak: preizkusite in sledite posodobljenemu postopku
- 5. korak: Optimizirajte postopek z avtomatizacijo
1. korak: Določite postopek, ki ga želite izboljšati
Noben postopek ni popoln, vendar obstajajo nekateri, ki vam lahko nenehno povzročajo težave. Tam bi morali začeti.
Zapišite si postopek, ki najpogosteje zapravlja čas in vire vas in vaše ekipe.
Potem boste morali v celoti razumeti ta postopek, tako da odgovorite na naslednja vprašanja:
- Kaj je cilj postopka?
- Kdaj se začne in konča?
- Katere so posamezne aktivnosti v procesu?
- Kateri oddelki/zaposleni so vključeni?
- Katere informacije se prenašajo med koraki?
Odgovori na ta vprašanja bi morali pomagati osvetliti vse elemente, ki sestavljajo proces, in razjasniti, kako najbolje pristopiti k njegovi optimizaciji, začenši s posebnimi cilji, ki jih ta proces poskuša doseči.
Zakaj bi morali dokumentirati svoje procese
Preden gremo naprej, se je pomembno vprašati: Kako dobra je moja procesna dokumentacija?
Morda veste, katere postopke je treba posodobiti, vendar če nimate jasne dokumentacije o procesu, so stalne izboljšave v bistvu nemogoče.
kako dodati španske poudarke na tipkovnici
Nenehne izboljšave delujejo le, če lahko pogledate, kako je nekaj delovalo prej, in to primerjate s spremembami, ki ste jih naredili. Jasno napisana in dostopna procesna dokumentacija je najboljši način za spodbujanje nenehnih izboljšav.
2. korak: Ocenite učinkovitost in določite izboljšave
Zdaj, ko ste načrtovali svoj postopek, je čas, da ocenite njegovo učinkovitost in določite, katere izboljšave bi bile najbolj optimalne.
Začnite z beleženjem prednosti in slabosti postopka. To vam bo pomagalo razumeti, kaj deluje in kaj ne ter kje bi lahko naredili izboljšave.
Morda boste ugotovili, da nekatere naloge sploh niso potrebne za dosego končnega cilja. Če naletite na to, razmislite o konsolidaciji nekaterih od teh nalog ali pa se jih celo popolnoma znebite. Vedno je bolje imeti postopek, ki je jedrnat in bistven, namesto postopka, ki je morda preveč zapleten ali zmeden glede tega, kar poskuša doseči.
3. korak: Izvedite izboljšave procesa
Če imate svoj proces dobro dokumentiran ali še bolje, če uporabljate programsko opremo za upravljanje procesov, bi morala biti ta naloga tako enostavna, kot da bi korak za korakom hodili skozi svoj proces in sproti vnašali spremembe.
Najboljša praksa za nenehne izboljšave je ponavljanje novih različic procesa vsakič, ko naredite spremembe. To pomaga preprečiti zlom in olajša sledenje in primerjavo podatkov med različnimi različicami procesa, tako da lahko natančno ugotovite, ali so spremembe resnično izboljšave ali ne.
Drug nasvet je, da vodite preprost dnevnik vseh sprememb, ki jih naredite v vsaki ponovitvi, da boste lažje delili znanje in zagotovili, da vsi razumejo, katere spremembe je naredil, kdo in kdaj.
4. korak: preizkusite in sledite posodobljenemu postopku
Testiranje je pomembno, predvsem zato, da se prepričate, da niste ničesar pokvarili. Zaženite postopek, najbolje v pogojih, ki so čim bolj podobni dejanskim, in se prepričajte, da vse deluje po pričakovanjih.
Razmislite o končnem cilju procesa – ali je to še vedno doseženo?
Ko ugotovite, da izboljšave postopka delujejo, lahko začnete zbirati podatke za oceno uspešnosti morebitnih sprememb.
Uporaba Process Street Analytics
Možnost ogleda uspešnosti vaših procesov, vaše ekipe ali strank je ključnega pomena za razumevanje, ali so spremembe, ki ste jih naredili, dejansko učinkovitejše ali ne.
Informacije, kot so napredek opravila in aktivni/dokončani poteki delovnega toka, vam lahko pomagajo poiskati ozka grla in pridobiti občutek, kako se vaša ekipa odziva na spremembe.
Kliknite tukaj, če želite izvedeti več o funkciji analitike Process Street.
5. korak: Optimizirajte proces z avtomatizacijo
Na tej točki ste v bistvu končali. Identificirali ste in uvedli izboljšave in morali bi imeti možnost slediti tem spremembam skozi čas, da ocenite uspeh.
Če pa se želite še bolj potruditi in kar najbolje izkoristiti svojo programsko opremo za upravljanje poteka dela, je čas, da razmislite, katere naloge (če sploh) bi lahko avtomatizirali.
Prvič – samo da se izognemo – če uporabljate papir, boste skoraj zagotovo opazili povečanje učinkovitosti, če preklopite na digitalno upravljanje procesov.
kako dolgo, preden se ekipe pokažejo
Za vas ostale, če prenašate podatke med aplikacijami (na primer ročno dodajate datoteke Dropbox v Google Drive), bi morali preveriti, ali lahko odpravite ročna opravila z eno od naših izvornih avtomatizacij.
Prav tako je vredno preveriti Zapier, Power Automate in Make.com saj je tam na voljo ogromno avtomatizacij.
Kaj menite o naših 5 korakih nenehnega izboljševanja? Imate kakšen nasvet, ki smo ga morda izpustili? Sporočite nam v komentarjih spodaj!
