Kako ustvariti povezavo SharePoint

Pregled SharePoint povezav

Točka za deljenje je odlična platforma za delo. Ima posebnost: povezave ! S temi lahko uporabniki hitro pridejo do svojih datotek in strani.

Ustvarite lahko povezavo z vrsto vsebine »Povezava do dokumenta«. Lahko pa ustvarite bližnjico za dokumente in jo uporabite kot povezavo. Poskusite lahko tudi prilagoditi SharePointove hiperpovezave, da naredite uporabniku prijazne z naslovi. Ali pa uporabite vrste polj URL za dodajanje hiperpovezav med urejanjem na seznamih ali knjižnicah. Poleg tega lahko onemogočite skupno rabo hiperpovezav zunaj organizacije. s spodnjo nastavitvijo URL-ja.

Pri ustvarjanju povezav si morate zapomniti nekaj podrobnosti:

• Preverite dovoljenja za mape in strani.
• Bodite previdni pri deljenju občutljive informacije prek povezave.
• Vprašajte IT ali strokovnjake, če niste prepričani o povezovanju nečesa.

Upoštevajte te nasvete in z lahkoto ustvarite povezave v SharePointu. Po ustvarjanju vedno preizkusite svoje povezave. Zabavajte se pri povezovanju!

Ustvarjanje SharePointove povezave

Če želite ustvariti povezavo SharePoint, morate dostopati do mesta SharePoint in izbrati dokument ali element, ki ga želite dati v skupno rabo. Nato preprosto kliknite Kopiraj povezavo, da ustvarite povezavo za skupno rabo. V tem razdelku o ustvarjanju povezave SharePoint je opisano, kako narediti te stvari in še več, da boste lahko učinkovito delili pomembne dokumente in informacije s svojo ekipo.

Dostop do mesta SharePoint

1. Odpri a Spletni brskalnik
2. Pojdite na Stran za prijavo v Office 365
3. Vnesite svoje e-pošto in geslo
4. Poiščite Aplikacija SharePoint na nadzorni plošči/domači strani kliknite za zagon.
5. Na domači strani se seznanite z uporabniški vmesnik in možnosti za sodelovanje .
6. Če ste novi, si vzemite nekaj časa raziščite in razumejte, kako deluje .

Ustvarjanje povezav v SharePointu je tudi enostavno: poiščite dokument/datoteko, ki jo želite dati v skupno rabo, v kontekstnem meniju kliknite »Kopiraj povezavo« ali »Pridobi povezavo«.
Izberite enega od štirih razpoložljive povezave glede na raven dovoljenja za dostop (ogled/urejanje), varnostne možnosti (kdor koli/določene osebe) in datum poteka .

Omogoči obvestila da uporabnike obvešča o spremembah v datotekah/dokumentih. Z le nekaj kliki lahko vaša ekipa nemoteno sodeluje brez težav z nadzorom različic.

Dostop do SharePointa ni nujno zapleten, samo sledite korakom v tem priročniku in uporabite njegove funkcije v največji možni meri. Izbira nikoli ni bila lažja!

Izbira dokumenta ali predmeta

Pri izbiri dokumenta ali elementa za SharePointovo povezovanje so ključni dejavniki ustreznost, namen in dostopnost . Prepoznajte ključne besede, koncepte in splošni cilj, da boste lahko premišljeno izbirali. To bo dodalo vrednost vaši vsebini in izboljšalo izkušnjo bralcev.

google besede

Odločite se za bolj osnovno obliko, kot je PDF ali Word namesto kompleksnih interaktivnih preglednic. Uporaba metapodatki ali oznake po meri organizirati in kategorizirati vsebino. Ustvarite povezane dokumente, da zagotovite informacije o kontekstu in ozadju. Premišljena izbira naredi povezave SharePoint učinkovit in uporabniku prijazen .

S klikom na Kopiraj povezavo

Ali morate deliti datoteko SharePoint? Klikanje Kopiraj povezavo je preprost način, da nekomu omogočite dostop. Takole:

1. Pojdite na datoteko v SharePointu.
2. Kliknite elipso (…) poleg imena datoteke.
3. Izberite Kopiraj povezavo iz spustnega menija.

Tako lahko kopirate povezavo in jo daste tistemu, ki jo potrebuje. Samo zapomnite si: vsakdo s povezavo si lahko ogleduje ali ureja datoteko (odvisno od ravni dovoljenj). Torej naj ga imajo samo pooblaščene osebe.

Zanimivost: Copy Link je bil prvič predstavljen v SharePoint 2016. Tako majhna funkcija, vendar je ljudem povsod olajšala skupno rabo datotek. Skupna raba je skrbna – razen če je povezava SharePoint, potem mora ostati varna!

Skupna raba SharePointove povezave

Za učinkovito skupno rabo svoje povezave SharePoint morate upoštevati dve stvari – ustrezna dovoljenja in način skupne rabe. Če želite to narediti učinkovito, preverite potrebna dovoljenja, ki jih želite dati svojemu sodelavcu. Nato lahko delite povezavo prek e-pošte ali besedilnega sporočila.

Izbira ustreznih dovoljenj

Ustrezna dovoljenja so bistvenega pomena pri skupni rabi povezave SharePoint. Odločajo, kdo lahko dostopa do vsebine in jo spreminja. Prepričajte se, da ste podelili ustrezna dovoljenja, da se izognete morebitnemu nepooblaščenemu dostopu.

Spoznajte tri vrste dovoljenj v SharePointu: ravni dovoljenj, skupinska dovoljenja in uporabniška dovoljenja .

• Ravni dovoljenj so nizi dovoljenj, ki določajo dejanja, kot so branje, pisanje ali brisanje.
• Skupinska dovoljenja dajo skupini ljudi s podobnimi potrebami po dostopu.
• Uporabniška dovoljenja se dajejo posameznim uporabnikom.

Pravilna dodelitev dovoljenj bo zagotovila zasebnost vaši ekipi, obenem pa zagotovila uspeh. Razmislite o odobritvi omejenega ali omejenega dovoljenja za zunanje sodelavce, ki ne potrebujejo polnega dostopa.

TechTarget pravi, Dovoljenja temeljijo na članstvu principala v varnostni skupini . Bistveno je kategorizirati in upravljati članstvo uporabnikov v varnostnih skupinah za lažje sledenje in revizijo.

SharePointove povezave olajšajo skupno rabo. Toda brez ustrezne pozornosti do dovoljenj lahko povzroči kršitve podatkov z resnimi posledicami. Izberite pravega glede na potrebe vašega projekta.

Pošiljanje povezave po e-pošti ali besedilu

Delite povezavo do SharePointa s sodelavci prek e-pošte ali sporočila! Samo kopirajte iz SharePointa in ga prilepite v sporočilo. Dodajte sporočilo, da podate kontekst o povezavi.

Pred skupno rabo preverite, ali imajo vsi dostop ali jim je treba omogočiti dostop .

Varnost je ključnega pomena, kadar so informacije na SharePointovem mestu občutljive ali zaupne . Zaščita z geslom povezavo ali uporabite storitev šifriranih sporočil.

Profesionalni nasvet: Uporabite besedilo hiperpovezave po meri namesto dolgega URL-ja, ko pošiljate SharePointovo povezavo po e-pošti. Prejemniki so urejenejši in lažje razumejo, kaj klikajo.

Urejanje ali odstranjevanje SharePointove povezave

Če želite urediti ali odstraniti povezavo SharePoint, odprite možnost Upravljanje povezav. Tako boste lahko po potrebi posodobili ali izbrisali povezavo. Če veste, kako izvajati ta preprosta opravila, lahko svoje SharePointove povezave organizirate in posodabljate z le nekaj kliki.

Dostop do možnosti Upravljanje povezav

Dostopite do možnosti Upravljanje povezav za upravljanje povezav SharePoint . Sledite tem korakom:

1. Pomaknite se na stran s povezavo
2. Premaknite miškin kazalec in kliknite tri pike, ki se prikažejo
3. Nato izberite Uredi povezavo ali Odstrani povezavo

Ne pozabite, da lahko samo uporabniki z ustreznimi dovoljenji spreminjajo ali odstranjujejo SharePointove povezave iz varnostnih razlogov .

SharePoint 2010 je kraj, kjer se je vse začelo! Funkcija Upravljanje povezav je bila ustvarjena, da olajša vzdrževanje spletne strani za vse. To je obvezna oprema za posodabljanje in ohranjanje svežine vsebine. Posodabljanje ali brisanje povezave SharePoint je zdaj preprosto in brez stresa !

Posodabljanje ali brisanje povezave

Posodabljanje ali brisanje povezave SharePoint? Super enostavno! Samo sledi tem 6 korakov :

1. Prijavite se na svoje spletno mesto in pojdite na stran.
2. Premaknite miškin kazalec nad povezavo, da odprete ikono za urejanje.
3. Posodobite URL ali opis ali izberite »Odstrani povezavo« za brisanje.
4. Kliknite »V redu« za shranjevanje ali »Prekliči« za prekinitev.
5. Osvežite stran, da potrdite, da je bila povezava posodobljena/odstranjena.
6. Ponovite za druge povezave, ki jih je treba posodobiti/odstraniti.

Pomembno si je zapomniti, da brisanje povezave ne bo izbrisalo povezanih datotek/dokumentov; po potrebi ukrepajte.

Poleg tega SharePoint ponuja sledenje zgodovine različic za vsako povezavo tako da se lahko uporabniki po potrebi vrnejo na določene različice.

SharePoint se je prvič pojavil leta 2001 kot del Microsoft Officea, zdaj pa je samostojen izdelek, ki ga uporabljajo organizacije po vsem svetu. Organizirajte svoje SharePointove povezave urejeno z oznakami in brez ohlapnih koncev!

vstavi vrstico v word doc

Najboljše prakse za SharePointove povezave

Če želite zagotoviti uspeh povezav SharePoint, uporabite te najboljše prakse. Z uporabo opisnih imen povezav, rednim pregledovanjem in brisanjem povezav ter vzdrževanjem ustreznih dovoljenj lahko optimizirate funkcionalnost svojih povezav.

Uporaba opisnih imen povezav

Za učinkovito komunikacijo v SharePointu, opisna imena povezav so nujna . Izogibajte se frazam, kot je klikni tukaj, in uporabljajte oznake, ki jasno opisujejo vsebino strani. Opisna imena povezav uporabnikom pomagajo pri preprostem krmarjenju po vašem spletnem mestu in olajšajte iskalnikom branje vaše vsebine.

Ko pišete imena povezav, se osredotočite na vsebino strani. Namesto Kliknite tukaj, če želite izvedeti več o naših storitvah , uporaba Raziščite naš obsežen seznam storitev . Oznake naj bodo kratke, uporabniku prijazne in brez žargona.

Prepričajte se, da imena vaših povezav natančno odražajo povezano vsebino . Če uporabniki kliknejo povezavo z napačnimi podatki, to vpliva na njihovo izkušnjo na vašem spletnem mestu. Pred objavo povezav še enkrat preverite, ali oznaka odraža vsebino strani.

Opisna imena povezav v SharePointu izboljšajo uporabniško izkušnjo in koristijo SEO. Oznake naj bodo natančne, jedrnate in osredotočene na vsebino strani . Na ta način boste ustvarili platformo za enostavno navigacijo za obiskovalce.

Redno pregledovanje in brisanje povezav

Redno brisanje nepotrebnih povezav je bistvenega pomena za ohranjanje zdravega mesta SharePoint. Ko pregledujete in brišete povezave, morate upoštevati naslednje:

1. Preverite, ali je povezava še vedno ustrezna in ali jo kdo v vaši ekipi uporablja.
2. Ugotovite, ali vas povezava pripelje do nedelujoče ali zastarele strani in ali obstaja boljši vir.
3. Povezave za preglede, ustvarjene za začasne stvari, kot so registracije na dogodke in potekle ponudbe.
4. Znebite se podvojenih povezav, ki vodijo do iste vsebine; lahko zmedejo uporabnike in naredijo vaše spletno mesto neurejeno.
5. Ustvarite kategorije za svoje povezave. Tiste, ki jih ne uporabljate pogosto, shranite v arhivsko mapo.
6. Uporabite orodja za sledenje povezavam, da spremljate, do katerih povezav največkrat dostopajo uporabniki na vašem spletnem mestu.

Ne pozabite, da ni treba izbrisati vseh povezav – le tiste, ki niso uporabne ali potrebne. Čiščenje vašega mesta SharePoint bo izboljšalo učinkovitost in uporabniško izkušnjo.

Profesionalni nasvet: Določite lastnika mesta, ki bo nadziral morebitne spremembe ali vzdrževanje SharePointovih povezav. Tako ni nič pozabljeno in vse ostane organizirano.

In zapomnite si: omogočiti vsakomur dostop do vsega v SharePointu je tako, kot da bi celotni vaši soseski dovolili, da brska po vašem predalu za spodnje perilo!

Ohranjanje ustreznih dovoljenj

Ključno je zagotoviti, da imajo uporabniki dostop samo do zahtevanih informacij – nastavite skupine in dodelite dovoljenja na podlagi vlog. Redno pregledujte in posodabljajte ta dovoljenja, ko zaposleni pridejo in odidejo ali se vloge spremenijo. Razmislite o orodjih za samodejno upravljanje dovoljenj, da zmanjšate število ročnih posodobitev.

Klasičen primer neustreznih dovoljenj se je zgodil leta 2014, ko je pogodbenik ministrstva za obrambo ZDA razkril tajne dokumente prek nezavarovanega mesta SharePoint.

Vzdrževanje ustreznih dovoljenj je bistveno za varnost podatkov SharePoint. Ne pozabite pogosto pregledujte in posodabljajte , in uporabite samodejna orodja, da zaščitite svoje podjetje pred kakršnimi koli uhajanji ali kršitvami.

Zaključek in povzetek korakov

SharePoint je odlično orodje za podjetja! S samo nekaj kliki lahko preprosto ustvarite povezavo SharePoint. Tukaj je opomnik, kako to storiti:

1. Pojdite na svoje mesto SharePoint.
2. Izberite datoteko ali mapo, ki jo želite dati v skupno rabo.
3. V zgornjem desnem kotu kliknite Skupna raba.
4. Kopirajte povezavo in jo delite s kolegi ali soigralci prek e-pošte ali aplikacij za sporočanje.

Ne pozabite – lahko prilagodite dovoljenja za posamezne datoteke in mape. Vendar je najbolje uporabiti najboljše varnostne prakse.

Ne pozabite, da lahko z ustreznimi ukrepi za nadzor dostopa zaščitite svoje podatke. Preden delite povezave, ocenite in analizirajte zahteve za dostop.

Ustvarjanje SharePointovih povezav pomaga pri komunikaciji v organizaciji. To bo povečalo produktivnost in učinkovitost. Naj vas strah pred zamudo ne odvrne od uporabe tega orodja. Začnite ustvarjati te povezave in pomagajte izboljšati sodelovanje med ekipami.

Pogosto zastavljena vprašanja

1. Kaj je SharePoint?

SharePoint je spletna platforma za sodelovanje in upravljanje dokumentov, ki jo je razvil Microsoft. Uporabnikom omogoča ustvarjanje in upravljanje spletnih mest, dokumentov, knjižnic, seznamov in drugega.

kako kupiti sp500

2. Kako ustvarim povezavo SharePoint?

Če želite ustvariti povezavo SharePoint, pojdite na dokument ali datoteko, do katere želite ustvariti povezavo, kliknite tri pike (…) v zgornjem desnem kotu in v spustnem meniju izberite Kopiraj povezavo. Nato lahko povezavo prilepite kamor koli želite.

3. Ali lahko prilagodim povezavo SharePoint?

Da, povezavo SharePoint lahko prilagodite tako, da kliknete gumb Nastavitve poleg povezave, ki ste jo kopirali, in v spustnem meniju izberete Nastavitve. Od tam lahko izberete, da dovolite urejanje, nastavite datume poteka in drugo.

4. Kako dam povezavo SharePoint v skupno rabo?

Če želite deliti povezavo SharePoint, preprosto kopirajte povezavo, kot je opisano zgoraj, in jo pošljite osebi ali osebam, s katerimi jo želite dati v skupno rabo. Povezavo lahko delite tudi prek e-pošte, Microsoft Teams ali drugih orodij za sodelovanje.

5. Ali je mogoče preklicati povezavo SharePoint?

Da, povezavo SharePoint lahko prekličete tako, da odprete meni Nastavitve za povezavo in izberete Spremeni dovoljenja povezave. Od tam lahko odstranite dostop za določene osebe ali skupine ali celo spremenite povezavo, tako da ni več dostopna.

6. Kako upravljam povezave SharePoint?

SharePointove povezave lahko upravljate v razdelku Povezave na SharePointovem mestu. Od tam si lahko ogledate vse povezave, ki ste jih ustvarili, uredite njihove nastavitve in jih po potrebi celo izbrišete.